Arbeitsmittel absetzen: Wie Betriebe Steuern sparen
Wir erklären im Detail, was Unternehmen beachten müssen, wenn sie Arbeitsmittel steuerlich absetzen. Eine kluge Planung ermöglicht echte Einsparungen.
Juni 2025
Wir erklären im Detail, was Unternehmen beachten müssen, wenn sie Arbeitsmittel steuerlich absetzen. Eine kluge Planung ermöglicht echte Einsparungen.
Juni 2025
Viele kleine und große Utensilien begleiten den Arbeitsalltag in Büros, im Einzelhandel oder auch in Handwerksbetrieben. Diese Arbeitsmittel lassen sich von der Steuer absetzen, denn sie zählen zu den notwendigen Investitionen im unternehmerischen Alltag. Ob technische Geräte, Fachliteratur oder spezielle Software-Lösungen – fast alles, was dem Betrieb auf direkten Weg dient, kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Damit birgt das Thema handfeste Einsparpotenziale. Doch wie genau ist das Absetzen von Arbeitsmitteln formal geregelt? Wir werfen einen Blick darauf, und zeigen, was Unternehmen, Freelancer und Privatpersonen beachten sollten.
Arbeitsmittel sind laut rechtlicher Definition alle beweglichen Wirtschaftsgüter, die unmittelbar der betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit dienen. Dazu zählen unter anderem technische Geräte, Werkzeuge, Büromaterialien, Software oder auch Fachliteratur. Damit diese Arbeitsmittel problemlos abgesetzt werden können, sollten sie mindestens zu 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Bei einer ebenfalls privaten Anwendung liegt eine Mischnutzung vor. Nimmt sie einen Umfang von mehr als 10 Prozent ein, kann der Status als Arbeitsmittel entfallen. Besonders wichtig ist aber die Unterscheidung zwischen:
Hierbei gilt seit 2023: Kostet ein Arbeitsmittel bis zu 800 Euro netto (952 Euro brutto bei Regelbesteuerung) darf es sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden. Alles darüber wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben.
Typische Arbeitsmittel, die sich sofort steuerlich absetzen lassen, sind:
Oft übersehen, werden dabei digitale Arbeitsmittel wie Cloud-Dienste, Projektmanagement-Tools oder branchenspezifische Software. Doch auch sie lassen sich als Arbeitsmittel absetzen und sollten bei der Abrechnung als Betriebsausgaben unbedingt berücksichtigt werden, wenn sie dem Unternehmenszweck dienen.
Damit die unternehmenseigenen Arbeitsmittel vom Finanzamt steuerlich anerkannt werden, müssen sie weiterhin klar dokumentiert und nachvollziehbar dem betrieblichen Kontext zugeordnet werden. Finanzämter legen großen Wert auf die Transparenz und Korrektheit aller Angaben. Zu einem ordnungsgemäßen Nachweis gehören oft folgende Bestandteile:
Eine Buchführungssoftware unterstützt die strukturierte Dokumentation der Anschaffungen und die klare Trennung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben.
Ist ein Arbeitsmittel teurer in seiner Anschaffung und kann über mehrere Jahre abgeschrieben werden, spielt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eine wichtige Rolle für die Berechnung des Wertverlusts. In den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums sind Einzelheiten hierzu geregelt. Ein Laptop sollte beispielsweise über drei Jahre abgeschrieben werden, während für einen Bürostuhl meist fünf Jahre angesetzt sind.
Dabei lohnt sich die akkurate Abschreibung von Arbeitsmitteln enorm, weil sie die steuerpflichtigen Gewinne systematisch mindert. Anschaffungskosten größerer Arbeitsmittel senken Jahr für Jahr die Steuerlast. Wer korrekt abschreibt, nutzt legale Steuervorteile voll aus und schafft gleichzeitig klare Verhältnisse gegenüber dem Finanzamt.
Es ist keine Seltenheit, dass Betriebe Arbeitsmittel von der Steuer absetzen wollen, die von verschiedenen Firmen gemeinschaftlich genutzt werden. Das kann unter anderem in Coworking-Spaces oder an gemeinschaftlich finanzierten Maschinen der Fall sein. Dann gilt es, den jeweiligen Nutzungsanteil plausibel zu dokumentieren, damit Kosten anerkannt bzw. anteilig berücksichtigt werden.
Wer durch das gezielte Absetzen von Arbeitsmitteln von steuerlichen Entlastungen profitieren möchte, hat einige Möglichkeiten. Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen sollten Investitionen intelligent planen und müssen keine Angst davor haben, die eigene Infrastruktur durch moderne Arbeitsmittel zu verbessern.
Optionen, um Arbeitsmittel optimal abzusetzen
Wer Investitionen in Arbeitsmittel demnach sinnvoll über das Jahr verteilt oder steuerlich günstige Schwellenwerte beachtet, kann die eigene betriebliche Liquidität erhöhen. Investiert ein Unternehmen beispielsweise im November in fünf Laptops zu je 780 Euro netto, kann die gesamte Summe von 3.900 Euro noch im selben Jahr voll als Betriebsausgabe abgezogen werden. Dies senkt nicht nur die Steuerlast, sondern verbessert auch das Jahresergebnis.
Eine durchdachte Finanzplanung in Verbindung mit professioneller Beratung eröffnet häufig zusätzliche Spielräume. Steuerberatern stehen hierfür in einer innovativen Steuerberater-Software zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung.
Bestimmte Arbeitsmittel lassen sich in der Steuererklärung auch ohne Einzelnachweis pauschal absetzen. Besonders bei typischen Berufsgruppen wie Lehrern, Außendienstmitarbeitern oder Heimarbeitern erkennt das Finanzamt häufig eine Arbeitsmittelpauschale von bis zu 110 Euro pro Jahr an. Diese Pauschale muss nicht belegt werden, solange sie nicht überschritten wird. Wer höhere Ausgaben geltend machen will, muss jedoch Rechnungen oder Quittungen einreichen. Auch bei Betriebsausgaben im Kleinunternehmerbereich sind pauschale Schätzungen unter bestimmten Voraussetzungen möglich, sollten aber immer plausibel und berufsbezogen sein.
Wer systematisch vorgeht, hat mit der ordnungsgemäßen Erfassung und Nutzung von Arbeitsmitteln kein Problem. Das gilt auch für alle, die Arbeitsmittel für ihr Homeoffice absetzen wollen. Wer sich frühzeitig mit Anforderungen beschäftigt, minimiert Risiken und maximiert die steuerlichen Vorteile.
Diese Tipps helfen bei der effizienten Umsetzung:
Wir empfehlen außerdem die Einrichtung eines standardisierten Prozesses für die Verwaltung von Arbeitsmitteln und ihr steuerliches Absetzen. Insbesondere Betriebe, die sich im Wachstum befinden ziehen einen Vorteil aus verlässlicher Buchhaltungssoftware, die Investitionen automatisiert erfasst, Belege digital verwaltet und Abschreibungen korrekt durchführt.
Nicht nur Unternehmen und Selbstständige, sondern auch Privatpersonen können Arbeitsmittel in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Wird der Pauschalbetrag von 110 Euro nicht überschritten, sind in der Regel auch keine Belege notwendig. Genutzte Arbeitsmittel betreffen oft:
Dennoch müssen auch hier alle Ausgaben beruflich veranlasst sein und über entsprechende Nachweise verfügen, wenn der Pauschalbetrag für das Arbeitsmittel-Absetzen überschritten wird.
Das Absetzen von Arbeitsmitteln gehört für viele Buchhalter zum Berufsalltag. Das hat gute Gründe, denn es ist ein lukrativer Hebel zur Steueroptimierung. Sowohl Unternehmen als auch Selbstständige und Privatpersonen, die berufsbezogene Anschaffungen sorgfältig dokumentieren, planen oder auch Pauschalbeträge der Arbeitsmittel nutzen, profitieren. Neben der unmittelbaren Entlastung bei der Steuer entstehen bei größeren Investitionen langfristige Vorteile durch eine effiziente Abschreibung. Gerade im Hinblick auf Digitalisierung und technische Ausstattung lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, welche Ausgaben geltend gemacht werden können.
Wer ein paar Regeln beachtet und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung kennt, ist nur ein paar Nachweise von nachhaltigem Unternehmenserfolg entfernt – effizient, rechtskonform und einfach.